پلمپ دفاتر

طبق ماده 6 قانون تجارت، تمامی اشخاص حقیقی و حقوقی پس از ثبت شرکت، جهت اظهار درآمدها و هزینه های خود به دفاتر پلمپ نیاز دارند. هدف از ارائه این نوشته از ثبت آراز آشنایی شما با تعریف پلمپ دفاتر، مدارک لازم برای پلمپ دفاتر تجاری، مراحل درخواست پلمپ دفاتر تجاری و همچنین راهنمای پلمپ دفاتر در سامانه اداره ثبت شرکت ها به صورت کاملا تصویری است، پس با ما همراه باشید.

 

تعریف پلمپ دفاتر

زمانی که یک شرکت ثبت شود، طبق قانون باید دفاتری تهیه کند و در این دفاتر هزینه ها و درآمدهای شرکت به ثبت می رسد. دفاتری مانند دفاتر روزنامه، دفتر کل و هر دفتری که وزارت دادگستری آن را لازم می داند. قبل از این که در این دفاتر مطلبی نوشته شود باید توسط نمایندگان اداره ثبت پلمپ شود. اگر هنوز این کار را انجام نداده اید کافی است در قسمت راهنمای پلمپ دفاتر در این نوشته از جزییات آن و مراحل درخواست پلمپ دفاتر بهره مند شوید. اگر دفاتر تجاری شما پلمپ نشوند، قطعا شرکت جریمه مالیاتی می شود.

 

انواع دفاتر تجاری

هر تاجری به استثناء کسبه جزء، مکلف است 4 قسم دفتر داشته باشد:

  • دفتر روزنامه
  • دفتر کل
  • دفتر دارائی
  • دفتر کپیه
 

دفتر روزنامه

دفتر روزنامه دفتری است که شرکت باید به صورت روزانه تمام کارهای خود شامل مطالبات، دیون، داد و ستد تجاری، معاملات رایج به اوراق تجاری و به صورت کلی تمامی فعالیت های مالی خود و حتی تمامی وجوهی را که برای مخارج شخصی خود داشته است را در آن ثبت کند. در واقع روزانه ریز هزینه ها و سود و زیان در این دفتر وارد می شود و با توجه به آن مشخص می شود که شرکت در طول روز چه میزان درآمد داشته است.

 

دفتر کل

شرکت باید در این دفتر هفته ای یکبار، تمام معاملات خود را از دفتر روزانه استخراج کند و انواع مختلف آن را تفکیک کرده و هر نوع را در صفحه مخصوصی در آن دفتر به صورت خلاصه ثبت کند. در این دفتر نیز ریز هزینه ها و سود و زیان ثبت می شود فقط با این تفاوت که اطلاعات به جای این که روزانه ثبت شود به صورت هفتگی ثبت می شود.

 

دفتر دارایی

شرکت باید به صورت سالیانه لیست کامل دارایی های منقول و غیر منقول و دیون و مطالبات سال گذشته خود را با جزییات مشخص کند و در آن دفتر ثبت و امضا کند. این کار باید تا 15 فروردین سال بعد انجام گیرد.

 

دفتر کپیه

شرکت می بایست در این دفتر تمامی نامه های ارسالی و دریافتی، مراسلات، تلفکس و فاکتورهای خود را در آن ثبت کند. دفاتر تجاری طبق ماده 11 و 12 قانون تجاری باید از طرف اداره ثبت شماره گذاری و امضا و پلمپ شود. دفاتر دیگر مانند دفتر معین، دفتر ضمانت نامه ها، دفتر صندوق و … نیز  استفاده می شود که کاملا اختیاری است و از نظر قانون الزامی برای آن وجود ندارد و فقط برای تسهیل امرات شرکت ها و موسسات مورد استفاده قرار می گیرد.

این دفاتر به این دلیل به عنوان دفاتر پلمپ انتخاب شده اند که تمام صفحات این دفاتر توسط اداره مالیات و ثبت شرکت ها پلمپ می شود. در صورتی که تمام شرکت ها کارکرد داشته باشند برای تعیین عملکرد مالی خود باید این دفاتر را تکمیل و ارائه کنند. علاوه بر این در صورتی که شرکت فعالیتی نداشته باشد برای اعلام عدم فعالیت خود به دارایی، می بایست دفاتر پلمپ خود را سفید یا به صورت کاملا خالی به شرکت تحویل دهد.

 

اولین گام برای ثبت دفاتر تجاری چیست؟

در ابتدا برای ثبت درخواست و ثبت دفاتر پلمپ، مراجعه به سایت اداره ثبت شرکت ها به نشانی اینترنتی www.irsherkat.ssaa.ir و ورود به بخش ثبت پلمپ دفاتر تجاری شرکت ها الزامی می باشد. شما به دو صورت می توانید اقدامات ثبت پلمپ دفاتر را انجام دهید.

1. در روش اول موسسین شرکت ها با در دست داشتن و ارائه مدارک مورد نظر به سایت مراجعه کرده و مراحل پیچیده ثبت دفاتر را انجام می دهند.

2. در روش دوم با مراجعه به موسسه متخصص ثبتی و حقوقی و در اختیار گذاشتن مدارک و مجوزهای لازم به کارشناسان ثبتی خیال خود را از صحیح و به موقع انجام شدن امور آسوده خواهید کرد و تنها با یکبار مراجعه به موسسه کارهای ثبت دفاتر را به سرانجام خواهید رساند.

 

چه اشخاصی مشمول عملیات پلمپ هستند؟

  • اشخاص حقوقی که در اداره ثبت شرکت ها ثبت شده اند.
  • اشخاص حقیقی که کسب و کار دارند.
  • تمامی اشخاص حقیقی که مجموعه فروش آن ها طبق برگ قطعی مالیات از سال 91 به بعد بیش تر از 3 میلیارد تومان بوده است. در مورد افراد حقیقی دارای کسب و کار که خدماتی مانند وکلا، کارشناسان رسمی دادگستری و پزشکان 1.5 میلیارد تومان بیشتر می باشد.
  • تشکل هایی مانند انجمن ها، احزاب، اتحادیه صنفی

افراد زیر بدون به حساب آوردن حجم فعالیتشان جز مودیان گروه اول آیین نامه اجرایی ماده 95 ق م م به حساب می آیند.

  • تمامی کسانی که کارت بازرگانی دارند مانند واردکنندگان و صادرکنندگان
  • صاحبان کارخانه ها و واحدهای تولیدی و بهره برداران معادن دارای جواز تاسیس و پروانه
  • بهره برداری از وزارتخانه ذی ربط
  • دارندگان هتل های سه ستاره و بالاتر
  • صاحبان بیمارستان ها، زایشگاه ها و کلینیک های تخصصی
  • صاحبان صرافی ها
  • فروشگاه های زنجیره ای دارای مجوز فعالیت از وزارتخانه های ذی ربط

طبق ماده 6 قانون تجارت، تمامی تجار باید رویدادهای مالی عملیات تجاری خود را در دفاتر قانونی روزنامه و کل ثبت کنند.

 

 

مدارک مورد نیاز برای پلمپ

این مدارک به دو دسته حقیقی و حقوقی تقسیم می شود:

مدارک مورد نیاز برای ارائه دفاتر پلمپ اشخاص حقیقی

  • نسخه اصل اظهارنامه پلمپ مهر و امضا شده دریافتی از اینترنت
  • عکس کارت ملی متقاضی پلمپ دفاتر
  • تصویر پروانه کسب و یا مجوز فعالیت کسبی

عکس پلمپ دفاتر

مدارک مورد نیاز برای ارائه دفاتر پلمپ اشخاص حقوقی

مدارک مورد نیاز برای پلمپ دفاتر تجاری برای افراد حقوقی کاملا متفاوت است. به همین خاطر شرکت ها و مجموعه هایی که قصد دارند کار پلمپ دفاتر را انجام دهند باید مدارک بیشتری را به نسبت افراد حقیقی آماده کنند. این مدارک شامل موارد زیر است:

  • اضهار نامه پلمپ مهر و امضا شده دریافتی از اینترنت
  • عکس آخرین روزنامه رسمی شخصیت حقوقی
  • عکس کارت ملی مدیر عامل
  • اصل و یا عکس وکالت نامه و یا معرفی نامه در خصوص افراد دولتی
 

مهلت ارائه دفاتر سال

مسئله مهم این است که دقیقا چه زمانی باید برای پلمپ دفاتر اقدام کرد؟ به این نکته توجه داشته باشید که اگر در فرصت زمانی مناسب این کار را انجام ندهید از طرف دارایی مشمول جریمه می شوید. به همین خاطر باید زمان دقیق اخذ دفاتر پلمپ شده را بدانید. جهت اخذ دفاتر پلمپ شده سال می بایست قبل از شروع سال مالی جدید برای پلمپ اقدام کنید.

مثلا برای پلمپ دفاتر در سال 1400 باید تا پایان اسفند سال 99 اقدام کنید به جز این که تمام صفحات دفاتر قبل از پایان سال مالی تمام شود و دفاتر جدید نیاز باشد. البته بهتر است ابتدا دفتر روزنامه و دفتر کل با تعداد صفحات بالا انتخاب شود تا هزینه پلمپ دفاتر برای شما زیاد نشود. حال سوالی که مطرح است این است که دفاتر روزنامه و کل باید چه شرایطی داشته باشند تا پلمپ شوند؟

صفخات دفتر روزنامه و کل باید شماره ترتیب اعم از ریف یا مترادف را داشته باشند و نخ کشی هم شده باشند. متصدی امر تمامی صفحات را شمارش و به مهر مخصوص ممهور می کند و تعداد صفحات را در ابتدا و پایان آن با تصریح به اسم و مشخصات تاجر صاحب دفتر قید و اعداد را با تمام حروف می نویسد و دو سمت آن را با مهر سربی که وزارت دادگستری تهیه کرده است پلمپ می نماید.

دفاتر کپیه به پلمپ وثبت نیاز ندارند. شرکت ها وظیفه دارند تمامی معاملات خود را در این دفاتر ثبت کنند. گفتنی است که تراشیدگی، مخدوش کردن و قرار دادن صفخات سفید بیش از انداره طبق ماده 13 قانون تجارت ممنوع است. شرکت باید این دفاتر را حداقل تا 10 سال نزد خود نگه دارد.

 

چرا باید دفاتر را پلمپ کنیم؟

قانون گذاران برای دفاتر تجاری اهمیت زیادی قائل شده اند و این دفاتر در میان تجار از سندیت برخوردار است. برای جلوگیری از تقلب و وارد کردن برخی از اقلام به تاریخ های بعد پیش بینی هایی صورت گرفته است که شرکت ها نتوانند بعدا ارقامی را به دفاتر خود اضافه کنند.

براساس ماده 11 قانون تجارت، دفاتر ذکر شده در ماده 6 به استثنای دفاتر کپیه قبل از این که در آن موردی ثبت شود باید توسط نماینده اداره ثبت امضا شود. البته برای دفاتر کپیه امضای نماینده اداره ثبت نیاز نیست اما باید اوراق آن نمره ترتیبی داشته باشد.

 

مواردی که به پلمپ دفاتر نیاز دارند

این امکان وجود دارد که این سوال برای شما ایجاد شود که دفاتر پلمپ چه کاربردهایی برای شرکت های مربوطه دارند؟

1. اظهارنامه مالیاتی

یکی از مواردی که باید دفاتر پلمپ شوند، ارائه اظهارنامه مالیاتی است. در شرکت های بزرگ که دفاتر پلمپ شده خود را ارائه نمی دهند با جریمه های سنگینی از طرف دارایی روبرو می شوند.

2. اخذ کارت بازرگانی

دومین مورد دریافت کارت بازرگانی برای صادرات و واردات است. این موضوع برای شرکت هایی که این کار را انجام می دهند اهمیت بالایی دارد. به همین دلیل این شرکت ها باید برای دفاتر پلمپ اقدام کنند.

 

دلایل رد دفاتر

ممکن است مواردی در دفاتر باشد که باعث رد دفاتر شود. بهتر است اعضای هیئت مدیره شرکت با این دلایل آشنا شوند تا مرتکب این اشتباهات نشوند. این دلایل ممکن است موارد زیر باشد:

  • استفاده از دفاتر سال های گذشته
  • ثبت اطلاعات غیر واقعی
  • عدم ثبت فعالیت های مرتبط با شعب شرکت
  • سفید گذاشتن تمام صفحات و یا تعداد زیادی از آن ها به منظور سوء استفاده
  • ثبت نکردن یک یا چند فعالیت
  • تراشیدن، پاک کردن و یا مخدوش کردن مندرجات
 

جریمه عدم ارائه دفاتر چقدر است؟

اگر از ارائه دفاتر پلمپ خودداری کنید مشمول جریمه 20 درصدی مالیات می شوید. در صورتی که دفاتر پلمپ شده شرکت به هر دلیلی توسط ممیزان اداره دارایی رد شود، جریمه ی در حدود 10 درصد مالیات برای شما در نظر گرفته می شود که این عدد می تواند برای هر سال متغیر باشد.

 

مراحل درخواست پلمپ دفاتر در سامانه اداره ثبت شرکت ها

امروزه با توجه به اینترنتی شدن کارها، افراد می توانند از طریق سامانه اداره ثبت شرکت ها درخواست خود را برای این کار ثبت کنند. اولین قدم برای ثبت درخواست، مراجعه به سامانه اداره ثبت شرکت ها است. اگر متقاضی، شخص حقوقی ثبت شده در مرجع ثبت شرکت باشد، باید از قسمت اطلاعات متقاضی پلمپ، بخش مرتبط با شخص حقوقی انتخاب شود.

پس از آن تابعیت فرد و شناسنامه و شماره تماس ثابت و کد پستی شخص حقوقی وارد سامانه می شود. باید بخش مرتبط با شروع سال مالی و شروع ماه مالی را نیز تکمیل کنید. شروع سال، ماه و روز مالی است و انتخاب آن ها طبق مراتب مشخص شده در اساسنامه شخصیت حقوقی است که ثبت شده است.

تاریخ پایان سال مالی نیز به وسیله سامانه محاسبه می شود. این نکته کاملا بدیهی است که تاریخ ثبت شخصیت حقوقی و درخواست پلمپ مبنای شروع سال، ماه و روز مالی نمی باشد. در مرحله بعدی گزینه هایی که مرتبط با ادرس محل دفاتر است مشخص می شود که اطلاعات این قسمت نیز باید به صورت کامل پر شود. در مرحله بعدی نیز باید اطلاعات شخص حقوقی بررسی شود و در صورت تایید اطلاعات بر روی گزینه تایید اطلاعات شخص حقوقی کلیک شود. در غیر این صورت باید به واحد ثبتی مربوطه مراجعه شود.

پیگیری دفاتر

بعد از مرحله درخواست پلمپ دفاتر، در مرحله بعد براساس اطلاعات وارد شده به کاربران شماره پیگیری داده می شود. سپس سمت تکمیل کننده اظهارنامه از فهرست را انتخاب کنید و اطلاعات مرتبط با یکی از اعضای هیات مدیره را در سامانه قید کنید. در گام های بعدی اسامی اعضای دیگر هیات مدیره به همراه اطلاعات مرتبط مانند نام، نام خانوادگی، نام پدر، تاریح تولد و ….را وارد کنید. 

مرحله بعدی با مشخص کردن اعضای هیئت مدیره در سیستم دیده می شود. ابتدا وضعیت حق امضای اعضای هیئت مدیره و پس از آن سمت عضو هیئت مدیره را تکمیل کنید. در فرم دیگر با عنوان دفتر مورد تقاضای شخص، دفتر کل و روزنامه و همین طور تعداد برگ های دفتر و تعداد جلدهای دفتر را وارد کنید.

در مرحله دیگر صحت اطلاعات خود را تایید کنید و گزینه تایید اظهارنامه پلمپ و مدارک مورد نیاز را انتخاب کنید. در قسمت بعد باید اصل اظهارنامه پلمپ مهر و امضا شده دریافتی از اینترنت را با سایر مدارکی که در ادامه مطرح می شود به اداره ثبت ارسال کنید تا اداره پست، دفاتر پلمپ را به آدرسی که در سامانه قید کرده اید ارسال کند.

پس از ارسال مدارک و دریافت کد پیگیری، روی گزینه پلمپ دفاتر کلیک کنید. بعد از ارسال مدارک، کارشناس حقوقی مدارک را بررسی می کند و بعد از بررسی اگر مدارک تایید شد، اجازه پرداخت وجه دفاتر و پلمپ آن ها را می دهد. بعد از انجام این کار متقاضیان باید با ورود به سامانه وجه تعیین شده را پرداخت کنند.

عکس پلمپ دفاتر

 

سخن پایانی

در این نوشته کوشیدیم تا حد امکان شما را با انواع دفاتر قانونی و مراحل پلمپ آن ها آشنا کنیم. مجموعه آراز ثبت همواره آمادگی دارد تا در زمینه دریافت و پلمپ دفاتر قانونی شما را راهنمایی کند.

 

 

سوالات متداول در مورد پلمپ دفاتر

پلمپ دفاتر چیست؟

زمانی که یک شرکت ثبت شود، طبق قانون باید تعدادی دفاتر تهیه کند. در این دفاتر هزینه ها و درآمدهای شرکت به ثبت می رسد. دفاتری مانند دفاتر روزنامه، دفتر کل و هر دفتری که وزارت دادگستری آن را لازم می داند از جمله این دفترها است.

اگر دفاتر تجاری پلمپ نشوند چه اتفاقی رخ می دهد؟

اگر دفاتر تجاری شما پلمپ نشوند، قطعا شرکت جریمه مالیاتی می شود.

اخذ دفاتر پلمپ در چه زمانی باید انجام شود؟

جهت اخذ دفاتر پلمپ شده سال می بایست قبل از شروع سال مالی جدید برای پلمپ اقدام کنید.

چرا باید دفاتر را پلمپ کنیم؟

قانون گذاران برای دفاتر تجاری اهمیت زیادی قائل شده اند و این دفاتر در میان تجار از سندیت برخوردار است. برای جلوگیری از تقلب و وارد کردن برخی از اقلام به تاریخ های بعد پیش بینی هایی صورت گرفته است که شرکت ها نتوانند بعدا ارقامی را به دفاتر خود اضافه کنند.

چه مواردی به پلمپ دفاتر نیاز دارند؟

مواردی مانند اظهارنامه مالیاتی و اخذ کارت بازرگانی به پلمپ دفاتر نیاز دارند.

جریمه عدم ارائه دفاتر چقدر است؟

اگر از ارائه دفاتر پلمپ خودداری کنید مشمول جریمه 20 درصدی مالیات می شوید. در صورتی که دفاتر پلمپ شده شرکت به هر دلیلی توسط ممیزان اداره دارایی رد شود، جریمه در حدود 10 درصد مالیات برای شما در نظر گرفته می شود که این عدد می تواند برای هر سال متغیر باشد.